Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van de directieleden en speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten van dit bedrijf. Je bent verantwoordelijk voor het bieden van uitstekende administratieve ondersteuning aan de directie, inclusief het beheren van agenda's, het plannen van vergaderingen en het regelen van reisarrangementen. Daarnaast zul je fungeren als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waarbij je professionele communicatie en klantenservice hoog in het vaandel hebt staan. Het vermogen om vertrouwelijke informatie te beheren met de hoogste mate van integriteit en discretie is essentieel voor deze rol.
Beheren van de agenda's van directieleden en zorgen voor tijdige afspraken en follow-upacties
Plannen en coördineren van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's, notuleren en het voorbereiden van benodigde documentatie
Organiseren van zakelijke reizen, inclusief vluchten, accommodaties en transportregelingen
Behandelen van inkomende correspondentie en telefoongesprekken, waarbij prioriteit wordt gegeven aan urgente kwesties
Onderhouden van nauwe samenwerkingsverbanden met interne afdelingen en externe belanghebbenden
Ondersteunen bij ad-hoc projecten en taken zoals toegewezen door de directie